Sådan behandles dine personoplysninger i Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement

Hos Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement behandler vi en række oplysninger som led i vores myndighedsopgaver. Det kan være ifbm. at besvare en henvendelse, behandle aktindsigtsanmodninger, klager m.v., hvilket sker som led i departementets retlige forpligtelser. Behandlingen af personoplysninger sker efter reglerne i databeskyttelsesforordningen (GDPR) og databeskyttelsesloven.

Formålet med denne orientering er at oplyse dig om, hvordan departementet behandler, herunder indsamler, videregiver og beskytter disse personoplysninger.

Her kan du læse om, hvordan Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement behandler dine personoplysninger, når du skriver til os og når vi behandler oplysninger i forbindelse med statistisk arbejde.

Dataansvarlig 

Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager om dig. Hvis du har spørgsmål til, hvordan vi håndterer dine personoplysninger er du velkommen til at kontakte os.

Vores kontaktoplysninger er:

Indenrigs- og Sundhedsministeriet
Slotsholmsgade 10-12
1216 København K

CVR: 12188668 
Tlf.: 72 26 90 00

sum@sum.dk

Hvis din henvendelse indeholder fortrolige oplysninger om dig eller andre, opfordrer vi dig til at sende sikkert. Læs mere her om, hvordan du sender sikker e-mail til ministeriet.

Formål og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement behandler dine personoplysninger for at udføre den nødvendige sagsbehandling på baggrund af din henvendelse til ministeriet. 

Behandlingen af dine personoplysninger er som udgangspunkt baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. Vi er som led i vores myndighedsudøvelse forpligtet til at behandle personoplysninger, da vi efter forvaltningsloven og i medfør af god forvaltningsskik har pligt til at yde vejledning og bistand til person, der retter henvendelse, om spørgsmål inden for vores sagsområde. Henvendelserne kan f.eks. have karakter af forespørgsler, klager, aktindsigtsanmodninger eller rettighedsanmodninger.  

Hvis du har sendt os følsomme oplysninger, behandles disse i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f. 

Hvis du har sendt os oplysninger om strafbare forhold er vores behandling baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 10 og databeskyttelseslovens 8, stk. 1, samt stk. 2, nr. 2 og 3. 

Hvis Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement behandler dit personnummer, så sker det med henblik på en entydig identifikation i medfør af databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement behandler personoplysninger i forbindelse med varetagelsen af opgaver overfor pressen. Departementet er forpligtet til i fornødent omfang at yde vejledning og bistand til personer, herunder journalister, der retter henvendelse om spørgsmål inden for vores sagsområde.

Formål og retsgrundlag:

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne besvare pressens henvendelse. Vi vil i den forbindelse foretage en registrering af henvendelsen med henblik på at afgive et svar til pressen. 

Retsgrundlaget for behandlingen er baseret på en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement har en analyseafdeling, der udarbejder statistikker af betydning for sundhedsvæsnet i Danmark. Oplysningerne kan stamme fra borgere, offentlige myndigheder samt fra forskellige registre med personoplysninger. 

Som dataansvarlig kan departementet videregive personoplysninger indsamlet af departementet til andre videnskabelige eller statiske undersøgelser, jf. databeskyttelseslovens § 10. 

Formål og retsgrundlag:

Formålet med behandlingen er at udføre statiske eller videnskabelige undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig betydning, og hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af undersøgelsen.  

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er databeskyttelseslovens § 10.  

Kategorier af oplysninger:

Det er nødvendigt at behandle personoplysninger af hensyn til statistiske og analytiske formål. Der kan være tale om såvel almindelige som følsomme personoplysninger.

I forbindelse med behandlingen af jobansøgninger indsamler og behandler Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement dine personoplysninger i vores rekrutteringssystem HR-Manager (Statens eRekruttering), som er et fælles statsligt system. Vi har som ansættelsesmyndighed fælles dataansvar med Moderniseringsstyrelsen, som er systemforvalter af systemet, ved behandlingen af dine oplysninger. 

Vi registrerer de kontaktoplysninger, som du har angivet, samt de dokumenter og oplysningerne heri, som du uploader i HR-Manager. Oplysningerne kan eksempelvis være dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, faglige kvalifikationer, uddannelse og tidligere beskæftigelse. Derudover kan CPR-numre forekomme i de tilfælde, hvor du ikke har overstreget disse i fx eksamenspapirer. 

Det er som udgangspunkt alene udvalgte ansatte i vores HR-afdeling der behandler oplysningerne, og det nedsatte ansættelsesudvalg, som ser din ansøgning. Vi behandler oplysningerne for at kunne bekræfte modtagelsen af din ansøgning og for at finde den rette kandidat til den opslåede stilling. Hvis du ansættes benyttes oplysningerne også til udarbejdelsen af din ansættelseskontrakt for at opfylde de gældende krav i ansættelsesbevisloven. 

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med din ansøgning er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, samt artikel 9, stk. 2, litra f, såfremt du angiver personfølsomme oplysninger i din ansøgning – eksempelvis ved oplysning om et handicap i forbindelse med påberåbelsen af fortrinsret. Oplysninger om dit CPR-nummer behandles med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11. 

Der kan under rekrutteringsforløbet være behov for at supplere dine oplysninger med indhentelse af en eller flere referencer, med henblik på at be—eller afkræfte eventuelle indtryk, som ansættelsesudvalget har fra en ansættelsessamtale. Såfremt vi ønsker at indhente en reference vil det typisk ske mellem 1. og 2. samtale og altid efter at have indhentet ansøgers forudgående accept. Retsgrundlaget for indhentelse af referencer er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (offentlig myndighedsudøvelse).  

Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement videregiver kun dine personoplysninger, hvis det er nødvendigt, herunder hvis vi er forpligtede til det efter lovgivningen. Det kan eksempelvis være til Rigsarkivet i medfør af arkivlovgivningen, nævn, andre offentlige myndigheder eller sagsparter, som skal bidrage til sagens oplysning. 

Hvis vi modtager en anmodning om aktindsigt i den sag, som dine personoplysninger indgår i, skal vi normalt videregive oplysningerne, medmindre oplysningerne er fortrolige. 

Vurderer vi, at henvendelsen ikke vedrører vores sagsområde, videresendes henvendelsen så vidt muligt til rette myndighed, jf. forvaltningslovens § 7, stk. 2. Du får besked, hvis vi videresender din henvendelse. 

Derudover overlader Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement dine personoplysninger til departementets databehandlere, der bistår med drift og administration af vores IT-systemer, herunder eksempelvis Statens It. 

Når departementet anvender en databehandleraftale som led i departementets arbejde, vil der blive udarbejdet en databehandleraftale for at sikre, at behandlingen af oplysninger udelukkende sker efter instruks fra departementet og i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen. En databehandler anvender ikke oplysninger til egne formål, men kun til udførelsen af en bestemt opgave for departementet. Når databehandlerens opgave er udført, slettes og/eller returneres oplysningerne til departementet.

Oplysninger om dig i Indenrigs- og Sundhedsministeriets elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem vil blive overført til opbevaring i Rigsarkivet efter reglerne i arkivlovgivningen efter afslutning af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet.

Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement vil i en periode efter afslutningen af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet og overført til opbevaring i Rigsarkivet, jf. ovenfor, fortsat have adgang til at søge oplysningerne frem i en historisk udgave af journalperioden i systemet.  Den historiske udgave af journalperioden slettes senest 10 år efter afslutning af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet.

Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement opbevarer de oplysninger, du har givet i forbindelse med din ansøgning via HR-manager i 6 måneder, hvorefter de automatisk slettes.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte ministeriets databeskyttelsesrådgiver Helle Ginnerup-Nielsen på databeskyttelsesrådgiver@sum.dk

Her kan du læse mere om dine rettigheder i datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder. 

Ret til indsigt (Artikel 15)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og en række yderligere oplysninger om behandlingen. 

Ret til berigtigelse (Artikel 16)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning (Artikel 17)
I helt særlige tilfælde har du ret til at få oplysninger om dig selv slettet, inden tidspunktet for vores generelle sletning. Som offentlig myndighed kan vi dog normalt ikke slette oplysninger på individuel anmodning grundet reglerne i offentlighedsloven og arkivloven. 

Ret til begrænsning af behandling (Artikel 18)
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 

Ret til indsigelse (Artikel 21)
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har en koncernfælles databeskyttelsesrådsgiver, som bl.a. rådgiver departementet om reglerne for behandling af personoplysninger. 

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver Helle Ginnerup-Nielsendatabeskyttelse@sum.dk. Skriv gerne, at din henvendelse vedrører departementet. 

Du kan også fremsende din henvendelse ved brev til:

Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement,
Slotsholmsgade 10-12,
1216 København K,
att.: Databeskyttelsesrådgiver

Hvis din henvendelse til vores databeskyttelsesrådgiver indeholder fortrolige oplysninger, opfordrer vi dig til at sende sikkert. Du kan læse mere om, hvordan du fremsender sikker e-mail til Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement. Skriv det gerne i emnefeltet, hvis din henvendelse er til databeskyttelsesrådgiveren. 

Hvis du ønsker at klage over departementets behandling af dine oplysninger, skal du kontakte Datatilsynet. 

Datatilsynets kontaktoplysninger er:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 0
dt@datatilsynet.dk

 

Databeskyttelsesrådgiver

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har en koncernfælles databeskyttelsesrådgiver. Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:

Pr. e-mail: databeskyttelse@sum.dk

Ved brev:
Slotsholmsgade 10-12
1216  København K
Att. Databeskyttelsesrådgiveren